¿Cómo ser más productivo?

En ocasiones sentimos que no tenemos tiempo suficiente para llegar a todo. Son muchas las actividades y las tareas pendientes y el mundo, más colmado de estímulos que nunca, parece empeñado en distraernos. La presión aumenta. La frustración también. Desearíamos pulsar un botón y disfrutar de una productividad sin límites que nos permitiera alcanzar todos nuestros objetivos. Por supuesto, ese botón no existe, pero Robert Pozen, profesor del Instituto de Tecnología de Massachusetts y un gurú de la productividad, explica en un artículo para la BBC algunos de sus trucos para potenciarla poco a poco.

El primero de ellos consiste en elaborar un ranking de objetivos. Una forma sencilla de ordenar todas tus acciones y de priorizarlas en función de la importancia de la meta. Seguidamente, y según Pozen, autor de la obra Productividad extrema: mejora tus resultados, reduce tus horas, debemos cambiar nuestro chip y medir los resultados en lugar de las horas. Lo importante es cuanto nos acercamos a los objetivos, no el tiempo que hemos dedicado a una tarea concreta. Además y este es el tercer truco de Pozen, debemos prestar cero atención a las cosas intrascendentes. Dejar correr lo que no conduce a los objetivos.

Eso requiere una gran capacidad crítica. Esta cualidad es, según el profesor del MIT, muy importante, razón por la cual otra de sus recomendaciones radica en reservarnos tiempo para pensar. En lugar de saltar de una tarea a otra sin reflexión, debemos hacer menos para reevaluar las cosas. A corto plazo puede parecer una pérdida de tiempo, pero Pozen está convencido de que resulta de gran ayuda a largo plazo. Como puede serlo también eliminar las decisiones cotidianas que nos roban tiempo. Planifica previamente qué vas a vestir cada día, qué vas a desayunar cada día y qué ruta vas a tomar cada día. Simplifica.

Por último, el especialista nos anima a desconectar una vez hemos alcanzado los objetivos estipulados para ese día. Un consejo que suscriben los expertos de la publicación Psicología y Mente: "Descansar y cuidar de nuestra vida personal y nuestro ocio es algo necesario que permite equilibrar nuestras energías de tal manera que podamos disponer de ellas cuando estemos en el entorno laboral, incrementando nuestra capacidad para ser productivos". En ocasiones, y en esto coinciden todos los especialistas en productividad, hacer menos es hacer más. Tenemos que aprender a parar cuando es necesario.

Pero no es la única recomendación de Psicología y Mente. Otra muy importante, complemetaria a cuanto nos aconseja Robert Pozen, es concentrarnos en una sola tarea. Después de todo, en palabras de los expertos, "hacer varias cosas a la vez es el mejor camino para hacerlas mal y tener que repetirlas, además de poder invertir menos recursos en cada una de las tareas y enlentecerte. También debemos tener en cuenta la satisfacción que sentimos cuando completamos una tarea. Una satisfacción que puede motivarnos de cara a las siguientes. Esto no ocurre cuando estamos trabajando en modo multitarea.

Y la motivación es esencial. Por eso otro de los consejos más repetidos por los expertos en productividad es el de premiarnos a nosotros mismos. "Es recomendable ser capaz de autorreforzarse y premiarse sea con comentarios positivos, realizando actividades agradables para nosotros al acabar la jornada o incluso darno algún capricho de vez en cuando", aputan desde Psicología y Mente. De hecho, el sistema de recompensa es un sistema cada vez más valorado en el entorno laboral. Por último, y aunque parezca una obviedad, desde el portal especializado recomiendan alimentarse y descansar bien. Sin eso no vamos a ningún lado.